การริเริ่มนำเอาแนวคิดหรือแนวทางปฏิบัติของ Green IT มาใช้ในองค์กร ควรเริ่มต้นจากการสร้างแผนเชิงปฏิบัติการของแต่ละองค์กรก่อน ถึงแม้ว่าจะมีเอกสารเผยแพร่แนวทางการปฏิบัติ Green IT จากองค์กรที่ประสบความสำเร็จแล้วก็ใช่ว่าจะสามารถนำเอามาใช้ในองค์กรของเราได้เลยในทันที เนื่องจากแต่ละองค์กรมีเป้าหมาย คุณลักษณะ และสภาวะแวดล้อมที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตามข้อมูลเหล่านี้ยังมีประโยชน์เพื่อนำมาใช้ในการอ้างอิงได้ Forrester ซึ่งเป็นบริษัทที่ปรึกษาและวิจัยทางด้าน IT ได้นำเสนอขั้นตอนของการสร้างแผนเชิงปฏิบัติการไว้ 4 ขั้นตอนด้วยกัน ได้แก่
1. การกำหนดเป้าหมายของการริเริ่ม Green IT ในขั้นตอนนี้แต่ละองค์กรต้องระบุได้ว่าขอบเขตและสิ่งที่จำเป็นต้องมุ่งเน้นคืออะไร ซึ่งจะขึ้นอยู่กับบริบทของการดำเนินธุรกิจ รูปแบบการบริหารงาน และโครงสร้างพื้นฐานทาง IT ของแต่ละองค์กรนั้นเป็นอย่างไร รายงานวิจัยของ Forrester แสดงให้เห็นว่าเป้าหมายของบริษัทส่วนใหญ่ที่เหมือนกันได้แก่ ลดการใช้พลังงานโดยรวมขององค์กร ปรับปรุงการใช้งานอุปกรณ์ทางด้าน IT ให้เต็มความสามารถ ทำให้การดำเนินกิจกรรมนั้นสอดคล้องกับสังคมและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม และให้มีการใช้พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพตามเกณฑ์ที่รัฐบาลกำหนดเพื่อนำไปลดหย่อนภาษี
2. ประเมินสถานการณ์ปัจจุบันที่สัมพันธ์กับเป้าหมายที่กำหนดไว้ องค์กรต้องทำการจำแนกกิจกรรมภายในองค์กรซึ่งอาจจะมีบางกิจกรรมที่อยู่ภายใต้แนวทางการปฏิบัติ Green IT อยู่แล้ว โดยเราจะพิจารณากิจกรรมที่ยังไม่เป็นไปตามแนวทางปฏิบัติเท่านั้น ถ้ากิจกรรมใดต้องการมาตรวัดเชิงปริมาณเราก็ต้องมีการกำหนดเกณฑ์ที่อ้างอิงจากเกณฑ์มาตรฐานจากหน่วยงานภายนอก เช่น ค่าประสิทธิภาพการใช้พลังงาน (PUE) หรือ เกณฑ์มาตรฐานในการจัดซื้ออุปกรณ์ทางด้าน IT เป็นต้น สุดท้ายองค์กรต้องกำหนดบทบาท และหน้าที่ความรับผิดชอบให้กับกลุ่มคนที่เกี่ยวของกับแนวทางการปฏิบัติ Green IT อีกด้วย
3. เริ่มจากสิ่งที่ง่ายก่อนเพื่อเป็นการทำให้เกิดการตื่นตัวต่อผู้ที่มีส่วนร่วม เช่น การปิดอุปกรณ์ที่ไม่ได้ใช้งาน ตั้งโหมดประหยัดพลังงานให้กับอุปกรณ์ เริ่มต้นการจัดซื้ออุปกรณ์ตามเกณฑ์มาตรฐาน Energy Star 4.0 หรือปรับปรุงระบบระบายอากาศให้กับศูนย์ข้อมูล เป็นต้น
4. นำเอาแผนเชิงปฏิบัติการ Green IT นี้ไปเผยแพร่ให้กับคนในองค์กร เพื่อให้ทุกคนได้เกิดความเข้าใจในแนวคิดและกิจกรรมอย่างชัดเจน ต้องพยายามให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในกิจกรรมมากที่สุดเพื่อให้เขามีความรู้สึกว่าได้เป็นส่วนหนึ่งในการเปลี่ยนแปลง อาจจะมีการคิดกิจกรรมเสริมแรงจูงใจในรูปแบบของการแข่งขัน เช่น กำหนดรางวัลสำหรับคนที่คิดสัญลักษณ์ของโครงการ หรือรางวัลสำหรับกลุ่มคนที่มีความก้าวหน้าในการดำเนินกิจกรรม ถ้าเกิดมีคนที่อยากเข้ามามีส่วนร่วมในการวางแผนองค์กรควรมีพื้นที่ให้เขาได้เข้ามาร่วมระดมสมองและนำเสนอแนวคิดใหม่ๆ
แต่แนวทางที่กล่าวมาอาจจะไม่สามารถนำไปใช้ได้กับทุกองค์กรเนื่องจากบางองค์กรอาจมีคนส่วนใหญ่ที่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ในกรณีนี้องค์กรต้องใช้ที่ปรึกษาหรือผู้ที่เชี่ยวชาญในเรื่องของการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม นอกการจัดทำแผนเชิงปฏิบัติการแล้ว องค์กรต้องจัดทำเครื่องมือสำหรับใช้ติดตามและประเมินความก้าวหน้าของการดำเนินกิจกรรมที่ต้องทันสมัยตลอดเวลาประกอบด้วย สิ่งที่องค์กรคาดหวังไว้เพื่อใช้เป็นมาตรวัด เช่น คุณลักษณะของตัวแทนจำหน่าย คุณลักษณะของอุปกรณ์ หรือค่าประสิทธิภาพการใช้พลังงาน โดยสามารถกำหนดขึ้นได้จากเกณฑ์มาตรฐานสากล เมื่อมีบางกิจกรรมที่ไม่เป็นไปตามที่องค์กรคาดหวังไว้จะต้องเตรียมแนวทางในการปรับปรุงประสิทธิภาพที่มีความเหมาะสมรองรับไว้ด้วย แต่ในส่วนนี้จะพิจารณาเฉพาะการปรับเปลี่ยนในเชิงองค์ประกอบเท่านั้น แต่ถ้าสิ่งที่ไม่ตรงกับความคาดหวังนั้นเกิดจากโครงสร้างพื้นฐานและสถาปัตยกรรมทาง IT แล้ว การแก้ปัญหาต้องอาศัยการเพิ่มทุนซึ่งการตัดสินใจต้องอยู่บนพื้นฐานข้อมูลที่ได้จากการศึกษาทั้งในเรื่องความเสี่ยงและความคุ้มทุนในระยะยาว สุดท้ายเมื่อการดำเนินกิจกรรมใดที่ประสบผลสำเร็จหรือเป็นไปตามที่คาดหวัง แนวทางปฏิบัติทาง Green IT นี้จะถูกปรับเปลี่ยนให้เป็นข้อปฏิบัติอย่างเป็นทางการขององค์กรไปโดยปริยาย
สมัครสมาชิก:
ส่งความคิดเห็น (Atom)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น